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会社の経理業務を税理士や会計事務所に依頼しようと考えたとき、「月次巡回監査」と「記帳代行」という言葉を目にすることがあります。

しかし、経営者や個人事業主の中には、次のような疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

• 月次巡回監査と記帳代行は何が違うのか？
• 記帳代行を依頼していれば、月次巡回監査は必要ないのか？
• どちらを利用した方が経営に役立つのか？
• 税理士に依頼する場合、費用やサービス内容はどの程度違うのか？

実は、月次巡回監査と記帳代行では、サービスの目的そのものが異なります。

記帳代行は、日々の取引を会計帳簿に記録する作業を外部に委託するサービスです。一方、月次巡回監査は、作成された帳簿の正確性や適時性を確認し、経営状況を把握して、必要な改善につなげるためのサービスです。

つまり、記帳代行が「帳簿を作ること」を中心としているのに対し、月次巡回監査は「帳簿を確認し、経営に活用すること」に重点を置いています。

本記事では、中小企業の経営者や個人事業主の方に向けて、月次巡回監査と記帳代行の違い、費用の考え方、自社に適したサービスの選び方まで詳しく解説します。

まずは、両者の違いを一覧で確認してみましょう。

※上記は一般的な違いです。実際のサービス範囲は会計事務所や契約内容によって異なります。

特に重要なのは、月次巡回監査と記帳代行が必ずしも二者択一ではないという点です。

記帳代行を利用しながら、月次で帳簿の確認や経営分析を受けることも可能です。

詳しくは「月次巡回監査とは？TKC会計事務所の基本業務をわかりやすく解説」をご覧ください。

記帳代行の基本的な意味

記帳代行とは、会社や個人事業主に代わって、日々の取引を会計帳簿に記録する業務です。

通常、事業者が領収書や請求書、通帳の取引明細などを提出し、それをもとに代行業者が仕訳入力や帳簿作成を行います。

中小企業では、経理担当者を採用する余裕がない場合や、経営者自身が経理業務を兼任している場合に利用されることがあります。

記帳代行の具体的な業務内容

① 領収書や請求書などをもとにした仕訳入力

提出された資料をもとに、会計ソフトへ売上や経費などの取引を入力します。

② 預金取引の記帳

銀行の入出金明細を確認し、売上入金や経費の支払いなどを記録します。

③ 会計帳簿の作成

仕訳帳や総勘定元帳など、会計処理に必要な帳簿を作成します。

④ 月次試算表の作成

契約内容によっては、毎月の入力結果を集計した試算表の作成まで対応します。

ただし、作成した試算表について経営分析や改善提案まで行うかどうかは、別途確認が必要です。

記帳代行と税務申告代行は別のサービス

記帳代行を依頼すれば、確定申告や法人税申告まで自動的に対応してもらえると考える方もいますが、必ずしもそうではありません。

一般的な記帳作業自体は税理士の独占業務ではありませんが、他人の依頼に応じて業として行う税務代理、税務書類の作成、税務相談は、税理士など法律で認められた者に限られます。

そのため、記帳代行業者を選ぶ際には、帳簿作成と税務申告の対応範囲を分けて確認することが重要です。

違い① 業務の目的が異なる

最も大きな違いは、サービスを利用する目的です。

記帳代行は、日常的な経理作業の負担を減らすために利用されます。

一方、月次巡回監査は、会計帳簿の信頼性を高めるとともに、その数字を経営に役立てることを目的としています。

例えば、社長自身が毎月何十枚もの領収書の内容を会計ソフトに入力している場合、記帳代行を利用するとその作業時間を削減できます。

一方、売上が伸びているのに資金が不足するという悩みがある場合には、月次巡回監査を通じて売掛金の回収状況や資金繰りなどを確認することが有効です。

違い② 記帳を行う主体が異なる

月次巡回監査では、一般的に企業自身が会計帳簿を作成する「自計化」が重視されます。

自計化とは、自社で会計ソフトなどを利用して、日々の取引を記録できる体制を整えることです。

自計化を進めると、会計事務所から試算表が届くまで待たなくても、自社の数字を把握しやすくなります。

一方、記帳代行は、会計帳簿の作成を外部に任せるため、社内の入力負担を減らすことができます。

ただし、記帳代行を利用する場合でも、取引資料の収集や提出、内容の説明といった業務は自社に残ります。

違い③ 経営数字を把握するタイミングが異なる

月次巡回監査では、毎月の帳簿確認と月次決算を継続することで、比較的早い段階で経営状況を把握しやすくなります。

例えば、4月の取引を5月中に確定できれば、5月の時点で4月の損益を踏まえた経営判断ができます。

記帳代行でも、資料提出や入力処理が迅速であれば、月次業績を早期に把握することは可能です。

しかし、数か月分の資料をまとめて提出する契約や運用では、数字を確認できるまでに時間がかかることがあります。

重要なのは、どちらのサービスを選ぶかだけでなく、毎月いつまでに数字を確定できる仕組みになっているかという点です。

違い④ 経営改善への関わり方が異なる

記帳代行は、基本的には取引を正しく帳簿へ反映させることが中心です。

一方、月次巡回監査は、月次の数字を確認しながら、経営上の課題を発見する機会にもなります。

例えば、次のような問題を早期に把握できる可能性があります。

• 売上は増えているのに利益率が低下している
• 売掛金の回収が遅くなっている
• 在庫が増えて資金が固定化している
• 人件費や固定費が売上に対して過大になっている
• 納税資金を十分に確保できていない

こうした問題を数字で把握できると、経営者は改善策を検討しやすくなります。

ただし、具体的な経営助言の深さは会計事務所の方針や担当者の経験、契約範囲によって変わります。

違い⑤ 費用の考え方が異なる

記帳代行の料金は、仕訳件数や資料の量、入力方法などに応じて設定されることが一般的です。

一方、月次巡回監査では、会計帳簿のチェックに加えて、訪問、面談、記帳指導、月次資料の説明などを含めて料金が設定されることがあります。

そのため、単純に月額料金だけを比較することはおすすめできません。

「入力作業だけを依頼した場合の金額」と「月次監査や経営相談まで含めた金額」では、サービスの内容が異なるためです。

どちらを選ぶべきかは、事業規模だけでなく、経理体制や経営課題によっても異なります。

記帳代行が向いているケース

例えば、個人でデザイン業を営んでおり、従業員がいない事業者を考えてみましょう。

毎月の取引件数が比較的少なく、経営者自身が領収書の整理や会計ソフトへの入力を行っている場合です。

このようなケースでは、記帳代行を利用することで、事務作業に費やしていた時間を顧客対応や営業活動に振り向けられます。

特に、経理業務の負担軽減を優先したい場合には、記帳代行が有力な選択肢です。

月次巡回監査が向いているケース

例えば、従業員10人の卸売業で、売上は順調に伸びているものの、資金繰りに不安がある会社を考えてみましょう。

このような会社では、単に売上や経費を記録するだけでは不十分な場合があります。

売掛金の回収状況、商品在庫の増減、仕入代金の支払い時期などを把握することが重要です。

月次巡回監査と月次決算を活用することで、こうした経営課題を早い段階で確認し、必要な対策を検討できます。

両方を組み合わせた方がよいケース

事業が拡大しているものの、社内に十分な経理人員がいない場合には、記帳代行と月次監査を組み合わせる方法もあります。

例えば、日常の仕訳入力は外部へ委託し、完成した帳簿について毎月税理士のチェックを受け、経営者が業績報告を受けるという形です。

この方法であれば、経理作業の負担を抑えながら、毎月の経営状況を確認できます。

ただし、帳簿作成者とチェック担当者の役割分担や確認方法が適切に設計されているかを確認する必要があります。

サービスを選ぶ際には、費用も重要な判断材料です。

ただし、月次巡回監査と記帳代行の料金には全国共通の定価があるわけではありません。

契約内容や会社の規模、取引件数、担当者の作業量などによって変わります。

記帳代行の料金を左右する要素

記帳代行では、主に仕訳件数、証憑書類の量、現金取引の多さ、会計ソフトとのデータ連携状況などが料金に影響します。

領収書を紙で大量に提出する場合と、銀行口座やクレジットカードを会計ソフトに連携している場合とでは、必要な作業量が異なります。

月次巡回監査の料金を左右する要素

月次巡回監査では、会社の規模、事業の複雑さ、チェックする帳簿の量、訪問に要する時間、経理指導や経営相談の範囲などが料金に影響します。

また、税理士顧問料に月次巡回監査が含まれている場合もあれば、別料金となる場合もあります。

月額料金よりも年間総額で比較する

例えば、次のような見積もりを受けたとします。

※金額は料金比較の考え方を説明するための仮定であり、市場相場を示すものではありません。決算申告料などは含めていません。

この例では、年間24万円の差があります。

しかし、どちらが割安かは金額だけでは判断できません。

記帳代行によって経営者の作業時間がどれだけ減るのか、月次巡回監査によって経営課題をどれだけ早期に把握できるのか、といった観点も必要です。

また、決算申告料、年末調整、給与計算、税務調査への対応などが別料金となることもあるため、年間の総費用を確認しましょう。

近年、クラウド会計ソフトの普及によって、経理業務の自動化が進んでいます。

銀行口座やクレジットカードの取引データを自動取得し、仕訳候補を生成する機能も利用されています。

そのため、「会計ソフトを導入すれば、税理士や記帳代行は不要になるのではないか」と考える方もいるでしょう。

確かに、クラウド会計ソフトによって入力作業を削減することは可能です。

しかし、取引データが自動で取り込まれることと、会計処理が正確であることは同じではありません。

例えば、事業用口座から出金された金額について、経費なのか、借入金の返済なのか、事業主への貸付なのかといった判断が必要になる場合があります。

自動仕訳の設定によって誤った勘定科目が継続的に使用される可能性もあります。

そのため、クラウド会計を利用している場合でも、必要に応じて専門家による会計処理の確認を受けることには意味があります。

一方、取引内容が単純で、経営者自身が正しく記帳できる場合には、記帳代行を利用せずに業務を進められるケースもあります。

大切なのは、会計ソフト・記帳代行・月次巡回監査をそれぞれ独立したサービスとして考えるのではなく、会社の経理体制全体を最適化することです。

月次巡回監査と記帳代行は、どちらも中小企業や個人事業主の経理業務を支えるサービスですが、目的や役割には大きな違いがあります。

記帳代行は、日々の取引を帳簿に記録する作業を外部に任せ、経理業務の負担を軽減するためのサービスです。

一方、月次巡回監査は、帳簿の内容を定期的に確認し、正確な会計情報を経営判断に役立てるためのサービスです。

経理業務に時間がかかっている事業者には、記帳代行が有効な場合があります。

一方、会社の利益や資金繰りを毎月把握し、経営改善につなげたい事業者には、月次巡回監査が役立つでしょう。

また、経理の人手が不足している企業では、記帳代行と月次監査を組み合わせる方法もあります。

重要なのは、目先の顧問料だけで判断するのではなく、自社の経理体制と経営課題に合ったサービスを選ぶことです。

中小企業の経営では、売上を増やすことだけでなく、利益を確保し、資金を適切に管理することが欠かせません。

そのためには、毎月の経営数字を正しく把握し、必要な対策を迅速に実行できる体制を整えることが重要です。

経理を単なる記録作業で終わらせず、会計データを会社の将来を考えるための情報として活用すること。

それが、月次巡回監査や記帳代行を効果的に利用するうえで大切な考え方です。